デイサービスの利用者獲得方法6選｜黒字運営を続けるコツを解説

「デイサービスの利用者がなかなか増えない」「営業をかけても新規につながらない」——通所介護の経営・管理に携わる方なら、一度はぶつかる悩みではないでしょうか。高額なコンサルティングを検討する前に、まず押さえておきたい原則があります。

結論から言うと、デイサービスの利用者獲得は「選ばれる理由を作り、ケアマネジャーと地域に正しく伝える」ことに尽きます。この記事では、医療介護業界に10年以上携わってきた理学療法士の視点で、継続的に利用者が集まる事業所が実践している6つの方法を、現場目線で具体的に解説します。読み終えるころには、コンサルに頼らず自走できる利用者獲得の型が見えているはずです。

ちびウルフ

利用者を増やすって、やっぱり営業をいっぱい回るしかないの？

リハウルフ

それが一番の誤解なんだ。飛び込み営業の量より、「紹介したくなる事業所」になっているかのほうがずっと大事なんだよ。今日はその中身を6つに分けて教えるね。

デイサービスの利用者獲得方法6つ｜結論と全体像

継続的に利用者を獲得できているデイサービスには共通点があります。効果的な方法を6つにまとめると次の通りです。

この中でも特に重要なのが❶特色づくりと❷利用者満足度です。順番に掘り下げます。

① デイサービスの特色（強み）を作り、伝える

最も大切なので最初にお伝えします。利用者獲得の土台は、「特色を作ること」と「その特色を地域に伝えること」の2つです。当たり前に思えますが、意外とできていない事業所が多いのが実情です。

ケアマネジャーは担当する利用者に合った事業所を選んで紹介します。そのときあなたの事業所がケアマネの頭に浮かぶかどうかが勝負です。デイサービスは数が非常に多く、「なんとなく良さそう」では選ばれません。分かりやすい特色で差別化することが第一歩です。

差別化につながる特色の例

特色は奇抜である必要はなく、「ひと言で説明できる」ことが重要です。例として次のようなものがあります。

こうした他にはない特色を作り、ケアマネジャーに正しく知ってもらうこと。利用者獲得に悩む経営者・管理者は、まずこの2点から着手しましょう。

② 現在の利用者さんの満足度を向上させる

継続的な利用者獲得の王道は、実は今いる利用者の満足度を高めることです。目の前の利用者を満足させられない事業所が、新規利用者を満足させることはできません。さらに、新規が増えても既存利用者が不満で離れてしまえば、トータルの利用者数は変わりません。

満足度の向上は、次のような好循環を生みます。

目の前の利用者の後ろには、その家族・知人・担当ケアマネ、そして多くの潜在利用者がいます。一人ひとりの満足が、巡り巡って次の利用者を連れてくると考えて関わりましょう。

③ ケアマネジャーへの報告・連絡・相談を徹底する

ケアマネジャーは担当利用者を大切に思っています。だからこそ、些細なことでも「報告・連絡・相談」をこまめに行う事業所は強い信頼を得ます。逆に言えば、報連相がしっかりできている事業所はサービスの質も高いものです。利用者の体調変化や気づきを丁寧に共有し、連携を密にすることが、継続紹介への近道になります。

ちびウルフ

報連相って、どのくらいの頻度でやればいいの？多すぎても迷惑じゃない？

リハウルフ

頻度よりも「ケアマネが知りたいことを先回りして伝える」意識が大事だよ。体調の変化や家族の様子など、ケアプランの判断材料になる情報はこまめに。事務連絡だけにならないのがコツなんだ。

④ 良いところも悪いところもオープンにする

良い点はしっかりアピールし、課題は隠さず改善に努める。この誠実な姿勢が長期的な信頼を生みます。どんなに良い取り組みをしていても、嘘やごまかしが一つあるだけで評判は崩れます。

デイサービス運営では、アクシデントやヒヤリハットはつきものです。大切なのは起きたあとの対応です。事故やトラブルを正直に報告し、再発防止に動く事業所こそ、ケアマネや家族から「任せられる」と評価されます。

⑤ 職員の教育をして現場の質を上げる

デイサービスの質は、結局のところ職員一人ひとりの質の総和です。明るい挨拶ができるスタッフが多ければ事業所の印象は良くなり、ケアの質・運動の質・レクリエーションの質・コミュニケーションの質も、すべて職員教育にかかっています。現状に満足せず、日々のレベルアップを組織として志しましょう。職員の定着と育成は、結果的に利用者満足とコスト削減の両方に効いてきます。

⑥ 横のつながりを作る

近年は、デイサービス（通所介護）やデイケア（通所リハビリ）同士の横のつながりも重要になっています。各事業所に特色があるため、たとえば要支援者中心の事業所と要介護4〜5中心の事業所では、向いている利用者が異なります。ケアマネジャーを通じて互いに紹介し合い、地域で支え合える関係を築ければ、無理な囲い込みをせずとも自事業所に合った利用者が集まりやすくなります。

やってはいけない利用者獲得の落とし穴

力を入れているのに利用者が増えない事業所には、共通した「ずれ」があります。代表的なものを押さえておきましょう。

1つ目は特色が「事業所目線」になっていること。「アットホーム」「丁寧なケア」はどの事業所も言うため、ケアマネの記憶には残りません。利用者やケアマネにとっての「使い分けの理由」になる言葉に翻訳することが必要です。2つ目は新規獲得ばかりに注力し、既存利用者の離脱を放置していること。バケツの穴をふさがないまま水を足しても、稼働率は上がりません。3つ目は数字を見ていないことです。稼働率・新規/終了の人数・紹介元のケアマネ事業所などを毎月記録すると、どの打ち手が効いているかが見え、営業の精度が一気に上がります。

専門職が実践する｜利用者獲得を仕組み化する手順

場当たり的な営業ではなく、利用者獲得を「仕組み」に落とし込むことが安定運営のカギです。現場で機能している手順を整理しました。

1. 自事業所の特色を1〜2文に言語化し、全職員が同じ言葉で説明できる状態にする。
2. その特色を伝えるツール（パンフ・見学案内・空き状況表）を整え、ケアマネへ定期的に届ける。
3. 既存利用者の満足度を定期的に把握し、改善点を現場にフィードバックする。
4. 体調変化や気づきをケアマネへこまめに報連相し、信頼を積み重ねる。
5. 地域の事業所・包括支援センターと連携し、相互紹介できる関係を育てる。

よくある質問（デイサービスの利用者獲得）